Jätkates Digitarga kasutamist oled teadlik küpsiste kasutamisest.
Soojal suvel annab mobiilne elu parimad võimalused töötada just seal, kus on päike, sõbrad ja mõnus keskkond – ükski e-mail ei jää vastamata ega fail pilve laadimata! Foto: TeliaSonera

Naudi suve ja tööta kontorist väljas: 4 suurepärast nippi kaugtöö hõlpsamaks tegemiseks

#kaugtöö #kaugtöö keskus #tark töö #väljas töötamine #väljas töötamise päev

Kommunikatsioonikonsultandi töö on kõike muud kui paikne. Päevi, mis hommikust õhtuni mööduvad ühe ja sama kontorilaua taga, tuleb ette harva. «Sama kehtib ka minu kolleegide kohta – nende rutiin on sarnane, meie päevarütmid aga ei kattu,» kirjutab kommunikatsioonibüroo JLP partner Marek Unt.

Kolleegidega sidepidamine on oluline, et säiliks meeskonnatunne. Lisaks olen aga ka oma klientide jaoks osa nende meeskonnast. Neil hetkil, mil ma ei istu kliendi koosolekulaua taga, pean ikkagi tema jaoks olemas olema – nagu istuksin kõrvaltoas.

Kuidas hoida igal ajahetkel küünarnukitunnet?

1. Igapäevane check-in

Tõeliselt mobiilne elu

Kommunikatsioonibüroo JLP meeskond kasutab sidepidamiseks Skype’i grupivestlusi. Igal hommikul on meil tavaks teada anda, mis on iga kolleegi algava päeva plaanis – millised klienditeemad on fookuses, kuhu koosolekud teda päeva jooksul viivad või kellega on plaanis kohtuda.

See pole ahistav kohustus, vaid pigem aitab ennetada kiire päeva jooksul võimalikke küsimusi ja abipalveid. Kui tean, et töökaaslane on terve päeva kliendikoosolekutega hõivatud, hoian oma abipalve homseks või annan endast diskreetselt SMS-i teel märku.

Muu hulgas oleme oma Office 365 personaalsed kalendrid teinud ülejäänud meeskonnale avalikuks: kõik näevad teiste koosolekute pealkirju, et osata üksteise aja suhtes arvestavad olla.

2. Kommunikeeri pigem rohkem kui vähem

Kaugtöö muutub popimaks

Igapäevaselt teistega oma ajagraafiku jagamine võib tunduda üleliigne. Samuti võib paista, et kliendiga on mõtet suhelda alles siis, kui töö on valmis (eestlaste vanasõnagi ütleb, et enne mune, siis kaaguta).

Aga kui su kõige tihedama suhtlusega koostööpartner ei istu mitte üle laua, vaid üle linna või üle mere, on lihtne kaotada inimlikku kontakti. Selle puudumine võib viia umbusalduseni – kas ta ikka teeb seda, mida lubas? Kas ta üleüldse tööd teeb, kui kuulen temast peamiselt tihedate Facebooki postituste kaudu?

Ootaja jaoks tundub aeg alati pikem. Seepärast tasub hoida kolleegide ja klientidega sidet isegi siis, kui midagi rangelt asjalikku jagada pole – hoida neid kursis töö protsessiga, emotsioonide ja avastustega. Tihe suhtlus aitab geograafilist vahemaad lühendada. Selleks võib sobida Skype, Fleep või Slack. (Suured meeskonnad võivad kaaluda ka tööriista nimega Sqwiggle, mis näitab aeg-ajalt uuenevat sülearvuti kaamerapilti kõigist tiimiliikmetest sealt, kus nad parajasti asuvad.)

3. Jaga kogu tööinfot

Kaugtöö puhul võib hõlpsalt tekkida olukord, kus oluline info istub vaid ühe inimese postkastis või peas. Suurepärast lahendust pakuvad pilveteenused.

JLP kasutab meeskonna vahel dokumentide jagamiseks Dropboxi. Ka siin kehtib oversharing-põhimõte – pigem jagada kui mitte jagada. Kirjatööde puhul, mis vajavad paralleelset ühiskirjutamist, on parimaks vahendiks Google Apps.

Märkmed koosolekutelt ja kliendikohtumistelt salvestame enamjaolt Evernote’i, et seda siis vajalike tiimiliikmetega jagada. Nii on märkmed alati ka nutiseadme kaudu kättesaadavad.

4. Plaani aega näost näkku

Ükskõik, kui hästi kaugtöö ka ei toimiks, inimliku kontakti jaoks on parim ikkagi näost näkku kohtumine. Seega, plaanige oma tööd nii, et kõik saaks tehtud ka kaugelt.

Ent kogunege aeg-ajalt ka ühte ruumi, nagu JLP tiim seda teeb, et plaane jagada ning lihtsalt muljeid vahetada. Kuna meie meeskond asub Tallinnas, on facetime’i leida siiski suhteliselt lihtne. Kui teie meeskond on laiali pillutatud üle maailma, kasutage vahendit nimega Teleport Flock, mis aitab leida meeskonna kohtumisteks kuluefektiivseima paiga.

Midagi õpetlikku ja lõbusat ka:

 

ehk @mrknt teab, et kõige jaoks on olemas äpp. Ta neelab huviga uute rakenduste või vidinate arvustusi – kõik, mis on uus, väärib proovimist. Miks nii? «Alati on olemas võimalus teha täna midagi paremini kui eile. Tehnoloogia saab olla meie aju või käte pikenduseks, kui seda vaid oskuslikult rakendada. On neid, kellele meeldib asju teha harjumuspäraselt ja vanaviisi. Uued tehnoloogiad on nende jaoks segadusttekitavad, isegi hirmutavad,» pajatab ta. «Mina olen selle skaala teises otsas, tehno-optimistide ridades,» ütleb Marek. Tema nutitelefoni rakenduste lemmikute kausta mahub nii trenniäppe («Kõige parem on võistelda iseendaga.») kui ka lugemisäppe («Pocket, Flipboard ja Kindle on minu ajaleht ja raamaturiiul.»).

Kommentaarid