Продолжив пользоваться сайтом Digitark, Вы соглашаетесь на использование файлов Cookie.

Зачем предприятиям э-счета?


Хотя Эстония считает себя образцово-показательным цифровым государством, есть одна цифровая тема, в которой мы немного отстали от своих северных соседей и от Европы в целом. Это переход на э-счета.

Время от времени этой темы в большей или меньшей степени касается то государство, то отдельные предприятия, однако массовый переход на электронные счета до сих пор не состоялся. Конечно, во многом это связано с неосведомленностью и страхами целевой аудитории. Поэтому давайте посмотрим, что представляет собой э-счет, а также кому и зачем он нужен.

ЧТО ТАКОЕ Э-СЧЕТ?

Несмотря на то, что в Эстонии большинство счетов выставляют в формате PDF и отправляют по электронной почте, они все же не являются электронными счетами (э-счетами).

Настоящие э-счета – машиносчитываемые

Настоящие э-счета – машиносчитываемые, то есть это файлы, созданные на основе единого стандарта, которые автоматически передаются из программы бухгалтерского учета составившего их предприятия в соответствующую программу получателя.

Таким образом, э-счет – это в чистом виде совокупность данных, которыми обмениваются системы. Конечно, эту информацию можно отобразить в привычном виде на экране компьютера и при необходимости распечатать, но суть настоящего э-счета состоит все же в автоматическом вводе информации и ее прямой отправке одной машиной другой машине.
Например, Финляндия, Швеция и Норвегия уже несколько лет пользуются э-счетами и доказали, что такая идея имеет смысл, и система работает. В этих странах предприятия выставляют счета государству только в электронном формате.

ЧЕМ ПОЛЕЗЕН Э-СЧЕТ?

Основная и самая существенная польза от э-счетов – это экономия времени. Обработка распространенных PDF-счетов занимает очень много времени, поскольку бухгалтер должен вручную ввести в программу информацию, содержащуюся в инвойсе. Кроме того, зачастую перед этим счет распечатывают.
Если сравнивать PDF-счет и э-счет, выигрыш во времени довольно значительный. Это особенно важно, когда подлежащих обработке счетов поступают сотни, а то и тысячи. Так что переход на э-счета уменьшает рабочую нагрузку бухгалтеров и в конечном счете ведет к снижению расходов.

 

Foto: Shutterstock
Фото: Shutterstock

 

Конечно, сам переход на э-счета и их ежемесячная отправка тоже связаны с расходами, но все же они несопоставимы с экономией на трудовых ресурсах. Кроме того, э-счет не может «потеряться», поскольку обмен информацией между системами происходит напрямую. Так же в случае э-счетов не происходит ошибок, вызванных человеческим фактором, например, ошибок при вводе данных или контроле за сроками оплаты.

КАК ОТПРАВЛЯТЬ И ПОЛУЧАТЬ Э-СЧЕТА?

Существует несколько вариантов доставки э-счетов. Совсем небольшие предприятия, составляющие за месяц считанное количество счетов, могут пользоваться государственной программой Е-arveldajа. Она дает возможность легко составлять э-счета, а также отправлять и принимать их.
Сравнительно крупным предприятиям будет удобнее пользоваться помощью третьей стороны, то есть оператора, у которого можно заказать услугу составления электронного счета.
А совсем крупные предприятия интегрируют функцию составления э-счетов в свою программу бухгалтерского учета. Очевидно, со временем возможность составлять э-счета появится во всех популярных программах бухгалтерского учета.

СТАНУТ ЛИ Э-СЧЕТА ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ?

По видимому, однажды станут. Сейчас государство занимается подготовкой к масштабному внедрению э-счетов. Согласно поправке к Закону о бухгалтерском учете, одобренной Рийгикогу 15 декабря 2016 года, учреждения государственного сектора должны быть готовы к введению э-счетов с 1 марта 2017 года.

Milline on e-arvete formaat?

Если предприниматель отправляет учреждению государственного сектора э-счет, последний должен соответствовать положениям постановления министра финансов № 24 от 11.04.2016 «Утверждение инструкции к машинообрабатываемому первичному документу» или Европейскому стандарту электронного учета.

Отсюда следует, что в Эстонии разработан свой формат э-счета. Поскольку разные страны продвигались с введением электронных счетов с разной скоростью, возникло множество национальных форматов. Хотя, конечно, целью Европейского союза является стандартизация формата в целях обмена э-счетами между государствами.
Так как ЕС хочет, чтобы к 2020 году (директива № 2014/55/ЕС) большинство расчетов производилось при помощи э-счетов, то и создание общего стандарта неизбежно. Поэтому ведется работа в направлении единого усовершенствованного стандарта, который позволит включить в счет гораздо больше данных. Участники процесса в Эстонии так же вносят свой вклад в то, чтобы согласовать формат с ЕС.

КТО МОЖЕТ ПРИНИМАТЬ Э-СЧЕТА?

В Эстонии это могут делать как предприятия, так и любой желающий, пользуясь государственным «Регистром получателей э-счетов», в который вносят все организации (коммерческие и некоммерческие товарищества, фонды, учреждения государственного и местного самоуправления), которые принимают э-счета. Регистр получателей э-счетов создан при Коммерческом регистре, поэтому информацию о возможности организаций принимать э-счета можно получить в инфосистеме Коммерческого регистра аналогично другим данным об организации.

Raamatupidajate töö muutub tänu e-arvete lihtsamaks. Foto: Shutterstock
Благодаря э-счетам работа бухгалтеров сильно упростится. Фото: Shutterstock

ПОДВОДЯ ИТОГИ: НЕ СТОИТ БОЯТЬСЯ Э-СЧЕТОВ

Не нужно бояться э-счетов, скорее стоит проанализировать количество обрабатываемых предприятием счетов и оценить время, которое тратится на их обработку. Автоматизация происходит во всех сферах деятельности, и учет является всего лишь одной из них. Ясно, что в долгосрочной перспективе при помощи электронных счетов можно будет сократить ручной труд бухгалтеров, одновременно сведя к минимуму потенциальные ошибки. Э-счета еще не являются обязательными, но в какой-то момент наверняка таковыми станут (хотя бы частично).

Комментарии