Tark töö
2 min lugemine
Kontoritöötajad on nüüdseks juba aasta tegutsenud reaalsuses, kus videosuhtlus on igapäevane normaalsus ning kindlasti on kasutatud väga erinevaid platvorme ja saadud nii positiivseid kui ka negatiivseid kogemusi. Samuti on platvormid ise selle aasta jooksul jõudsalt edasi arenenud nii kasutusmugavuse kui ka turvalisuse vaates. Millist videoplatvormi eelistada ja miks, sellest kirjutab Telia Eesti andmekeskuste ja turvalahenduste grupi juht Margus Danil.
Pole kahtlustki, et kvaliteetsed seadmed, hea internetiühendus ja toimivad videosuhtluse platvormid on kaugtöö kõige olulisemateks märksõnadeks. Virtuaalkoosolekutest on saanud töörutiini tavapärane osa ka nendes ettevõtetes, kus veel aasta tagasi neist puudust ei osatud tunda. Võrreldes eelmise kevadega oleme täna olukorras, kus kaugtööga seotud protsessid valdavalt on juba paigas ja lahendused toimivad, kuid sellegipoolest on videosuhtlus jätkuvalt aktuaalne kas ajakulu vähendamise või hoopis lähikontaktidest hoidumise eesmärgil.
Millist videokoosolekute platvormi eelistada?
Videosuhtlus eeldab küll häid seadmeid ja kvaliteetset internetiühendust, aga paljud nüansid sõltuvad ka videoplatvormist, mida parasjagu kasutatakse. Suurtegijad nagu Microsoft Teams, Zoom Meetings, Google Meet või Cisco Webex on viimase aasta jooksul saanud miljoneid kasutajaid juurde. Iga ettevõte mõõdab oma kasutajate arvu kasvu erinevalt ja tihti need numbrid ei ole võrreldavad, kuid kindel on see, et kasv pole olnud mitte kümnetes, vaid sadades või isegi tuhandetes protsentides ning seda on jagunud kõigile platvormidele. Ka vanadele tuttavatele platvormidele nagu Skype ja Facebook Messenger lisatakse pidevalt funktsionaalsust juurde ning nutikamate alternatiivide puudumisel sobivad needki lihtsamaks ärisuhtluseks. Lisaks on olemas veel terve plejaad väiksemaid tegijaid nagu Pexip, Bluejeans, GoToMeeting, Lifesize, kuid nende kõigi võrdlemine on liiga mahukas ettevõtmine. Aga milline neist on ikkagi parim?
Küllap polegi ideaalset videoplatvormi olemas, sest meeskondade vajadused ja ootused tehnoloogiale on niivõrd erinevad. Teisalt on palju omadusi ja funktsioone, mille alusel otsustada, milline neist on sinu ettevõtte vajadustele sobivaim. Kui pandeemia alguses andsid mitmed tootjad oma platvormid või mõne funktsiooni, näiteks salvestamise, nö heategevuse korras tasuta kasutamiseks (eks ka reklaami eesmärgil, et hüppeliselt populaarsust kasvatada), siis nüüdseks on see lõppenud. Koos teiste pereliikmetega kodukontorisse surumine tõi kaasa uued probleemid, näiteks kuidas valida selline koht videokõne pidamiseks, et taustal toimuv tegevus välja ei paistaks. Kindlasti mäletavad paljud soovi, et küll oleks hea kui saaks tausta uduseks teha või selle üldse ise valida ja nüüdseks on see kõik juba enamusel platvormidest olemas.
Näiteks Zoom saavutas suure populaarsuse haridusvaldkonnas. Üks põhjus oli geniaalne samm anda see tasuta kasutamiseks limiteeritud ajaks, kuid oluline osa on siin ka võimalusel suurema grupi osalejate ajutiselt väiksemateks gruppideks jaotamisel (nn breakout rooms), mis osutus iseäranis populaarseks näiteks koolitundide pidamisel. Nüüd on sama funktsionaalsus juba mitmetel platvormidel.
Võrdlesin Eestiski kõige populaarsemaid platvorme ja annan nende kasutamiseks ka mõned näpunäited:
Mida videoplatvormide kasutamisel silmas pidada?
- Turvalisus muutub aina olulisemaks. Kui näiteks Zoom paistis pandeemia alguses silma oma turvalisusega seotud probleemide tõttu, siis sinna on kõvasti investeeritud, kuid siiski ekspertide sõnul jätab see veel soovida. Tänu Zoomile tuli käibele isegi uus tegusõna zoom-bombing, mis eesti keelde tõlgituna tähendab seda, et koosolekul „osalevad“ ka külalised, keda pole sinna kutsutud ja kes külvavad segadust roppuste või ebavajalike materjalide levitamisega.
- Mõtle läbi, kas videokoosolek on pigem lihtsamaks infovahetuseks või ühistööks? Näiteks Google Meetis saab esitluse, tabelite või muu info edastamiseks oma ekraanipilti jagada ainult üks inimene, teistel platvormidel sellist piirangut pole. Kui koosoleku korraldaja lubab, saab Zoomis seda teha mitu osalejat üheaegselt. Arvestada tasub ka võimalike ajapiirangutega, näiteks Zoomi tasuta versioonis on maksimaalne kõne pikkus 40 minutit, Skype’is 4 tundi.
- Ühistöö puhul ühilduvad teatud platvormid tuntuma kontoritarkvaraga hõlpsamalt. Näiteks Teams ja Meet ühilduvad Microsofti ja Google’i töövahenditega nagu Google G Suite ja Microsoft Office 365. See tähendab ühtlasi seda, et materjalide lisamine kõigile osapooltele kasutamiseks on tehtud väga lihtsaks. Niisamuti on suureks eeliseks võimalus algatada videokoosolekut kalendrist ning lisada sinna koosolekulink koos muu vajaliku infoga teistele osalejatele.
- Kui tehniline kvaliteet mängib tavapärasest enam rolli, arvesta, et helikvaliteedi ja salvestusfunktsioonide osas jääb Zoom teistele alla. Kuna materjal salvestatakse Zoomis arvuti kõvakettale, on selle jagamine teistele kasutajatele keerukas. Heli- ja pildikvaliteet on ka Skype’is reeglina siiski kehvemapoolne. Samas pakub platvorm jätkuvalt võimaluse helistada üle maailma üsna väikese raha eest.
- Kui oluline on näha üle videosilla kõiki osalejaid? Reeglina on osalejate maksimaalne arv kõikidel platvormidel piisavalt suur, kuid ekraanikuva ülesehitus võib olla erinev. Nüüdseks on kõigile platvormidele tekkinud galeriivaade, mis tähendab, et soovi korral saab kõiki osalejaid näha. Tõsi, kui osalejate arv on piisavalt suur, siis kõiki korraga siiski ei näe ning see ei ole enamasti ka mõistlik.
Videosuhtlus on tulnud selleks, et jääda. Ekslik oleks arvata, et pandeemia on selle põhjustanud, küll aga kiirendas see videoplatvormide ja virtuaalkohtumiste omaksvõtmist. Kuna videokonverentside valdkond areneb endiselt plahvatuslikult, lisavad tootjad sammhaaval oma platvormidele ka uusi funktsioone pidevalt juurde. Kui uus funktsioon osutub populaarseks, võib oodata selle lisandumist ka teistele platvormidele – käib tihe rebimine üha uute, reaalselt kasutajatele korda minevate funktsionaalsuste loomise nimel.
Kokkuvõtlikult, igal platvormil on oma head ja mitte nii head küljed, kuid lõpuks teenivad kõik sama eesmärki – tagada sinu ettevõttele ja selle töötajatele kvaliteetne, nüüdseks kindlasti igapäevaseks kasutamiseks mõeldud videosuhtlus.
Loe Telia videokonverentsilahenduse kohta lähemalt siit.
