Jätkates Digitarga kasutamist oled teadlik küpsiste kasutamisest.
E-arved muutuvad tulevikus  peamiseks arve tüübiks. Foto: Shutterstock

Kuigi Eesti peab ennast eesrindlikuks e-riigiks, on üks digivaldkond, kus oleme põhjamaadest ja ka muust Euroopast pisut maha jäänud. See on üleminek e-arvetele. Sellest teemast on küll räägitud ja riik ning ka osa ettevõtteid on teemat aeg-ajalt rohkemal või vähemal määral arutanud, kuid suurt ja üldist üleminekut siiski veel toimunud ei ole. Kindlasti on see paljuski seotud ka osapoolte teadmatuse ja hirmudega. Seega vaatamegi, mida e-arve endast kujutab ning miks ja kellele see kasulik on.

Mis on e-arve?

Kuigi Eestis saadetakse enamik arveid PDF-i kujul ja elektrooniliselt e-kirja teel, ei ole sel juhul tegemist e-arvetega.

Tõelised e-arved on masinloetavad ehk failid, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mis liiguvad otse arve koostanud ettevõtte majandustarkvarast arve saaja omasse.

Seega on e-arve tegelikult lihtsalt infokogum, mida süsteemide vahel vahetatakse. Loomulikult saab selle info ka tavapärase arve kujul arvuti ekraanile manada ning vajadusel ka välja printida, kuid tõelise e-arve olemus on siiski arvete saatmine masinalt masinale ning automaatne sisestamine. Näiteks Soome, Rootsi ja Norra on e-arveid juba aastaid kasutanud ning on tõestatud, et selline idee on mõistlik ja süsteem toimib. Nimetatud riikides esitavad ettevõtted riigile ainult e-arveid.

Miks e-arve kasulik on?

Peamine ja kõige suurem e-arvetest saadav kasu on ajavõit. Praegu levinud PDF-arvete käsitlemine on tegelikkuses üsnagi ajamahukus. PDF-arvel olev info tuleb ju pärast selle saamist raamatupidajal käsitsi programmi sisestada. Sageli eelneb sellele veel printimine. Seega võib ajavahe PDF-arve ja e-arve võrdluses olla üsna arvestatav. Eriti oluline on see juhul, kui arveid, millega peab tegelema, on sadu või isegi tuhandeid. Seega vähendab e-arvete kasutuselevõtt raamatupidajate töökoormust ning toob kokkuhoiu kuludes.

E-arvetele üleminek ning ka nende igakuine saatmine on seotud kindlasti märkimisväärsete kuludega, kuid see ei ole siiski võrreldav kokkuhoitava tööjõukuluga. Lisaks ei saa e-arved “kaduma” minna, kuna infovahetus toimub otse süsteemide vahel. Samuti ei teki e-arvete kasutamisel inimlikust faktorist põhjustatud vigu, nagu näiteks vead andmete sisestamisel või maksetähtaja jälgimisel.

Foto: Shutterstock
Foto: Shutterstock

Kuidas e-arveid saata ja saada?

E-arvetega toimetamiseks on mitmeid viise. Väga väikesed ettevõtted, kus kuus koostatakse ainult mõni arve, võivad kasutada riigi poolt loodud e-arveldajat. See võimaldab lihtsa vaevaga e-arveid koostada ning saata ja vastu võtta. Suurematel ettevõtetel seevastu on mõistlikum kasutada kolmanda osapoole ehk mõne operaatori abi ning lasta temal e-arved genereerida. Päris suured ettevõtted lisavad e-arvete võimaluse mingil moel oma raamatupidamisprogrammi. Tõenäoliselt lisandub e-arvete võimekus pikkamööda ka levinud raamatupidamistarkvaradesse.

Kas e-arved muutuvad kohustuslikuks?

Mingil hetkel arvatavasti muutuvad. Praegu tegeleb riik e-arvete laialdase kasutuselevõtu ettevalmistamisega. Vastavalt 15. detsembril 2016. aastal riigikogus heaks kiidetud raamatupidamise seaduse muutmise seadusele peab Eestis avaliku sektori üksustel olema e-arvete vastuvõtmise valmidus alates 1. märtsist 2017. Seega saab riigile juba aastapäevade jagu e-arveid saata.

Milline on e-arvete formaat?

Juhul kui ettevõtja saadab avaliku sektori asutusele e-arve, peab see vastama rahandusministri 11.04.2016 määruses nr 24 “Masintöödeldava algdokumendi juhendi kehtestamine” sätestatule või e-arveldamise Euroopa standardile. Seega tuleb siit välja, et Eestis on loodud oma e-arve formaat. Kuna riigid on e-arvete kasutuselevõtu osas liikunud erineva kiirusega, siis ongi eri riikides tekkinud ka mitmeid eri formaate. Küll aga on Euroopa Liidu eesmärk formaadid ühtlustada, et oleks võimalik erinevate riikide vahel e-arveid saata. Kuna EL soovib, et aastaks 2020 (direktiiv nr 2014/55/EL) arveldatakse ELis suures osas e-arvete abil, on ühtse standardi loomine ka vältimatult vajalik. Seega liigutakse ühtse ja parema standardi poole, kuna sellega saab arvel ära tuua oluliselt rohkem andmeid. Ka Eestis panustavad osapooled sellele, et EL formaadiga ühilduda.

KES SUUDavad e-arveid vastu võtta?

Eestis saavad nii ettevõtted kui ka iga soovija kasutada riiklikku registrit “E-arvete vastuvõtjate register”, kuhu registreeritakse kõik e-arveid vastu võtvad organisatsioonid (äri- ja mittetulundusühingud, sihtasutused ning riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused). E-arvete vastuvõtjate register on loodud Äriregistri juurde, mistõttu saab organisatsioonide e-arvete vastuvõtuvõimekuse kohta infot pärida Äriregistri teabesüsteemist analoogiliselt organisatsiooni muude andmetega.

Raamatupidajate töö muutub tänu e-arvete lihtsamaks. Foto: Shutterstock
Raamatupidajate töö muutub tänu e-arvetele lihtsamaks. Foto: Shutterstock

Kokkuvõtteks: e-arveid ei tohiks karta

E-arveid ei tasu karta, vaid pigem tasuks analüüsida ettevõtte poolt käsitletavate arvete hulka ning hinnata nende töötlemiseks kuluvat aega. Automatiseerimine on toimumas igas valdkonnas ning arveldus on vaid üheks näiteks. Kindel on see, et pikas perspektiivis saab e-arvete abil vähendada raamatupidajate käsitööd ja ühtlasi minimeerida võimalike vigade teket. E-arved ei ole praegu küll veel kohustuslikud, kuid mingil hetkel arvatavasti (vähemalt osaliselt) saavad olema.

Mina kirjutan peamiselt nutitelefonidest ja nendega seonduvast (rakendused, hooldamine). Samuti annan ülevaateid arvutitest ja nende lisaseadmetest – kuidas oma seadmete eest hoolitseda ja mismoodi valikut teha.

Kommentaarid

Tutvun toodetega
Lugesid loo läbi, võta nüüd hetk ja sirvi seotud tooteid või pane kinni ja naudi surfamist edasi