Kuidas näeb välja korrektne e-kiri? 0


Katrin Aedma
Katrin Aedma,
Hiljuti avaldanud autorid

E-kirja puhul kehtivad kõik tavakirja kirjutamise põhimõtted, kusjuures meili headust saame hinnata selle järgi, kas see on oma eesmärgi täitnud või ei. Oluline on e-kirja vastavus eesmärgile nii emotsionaalselt (kirja visuaalne välimus, sõnakasutus, toon) kui ka tehniliselt (õigekiri, faktide õigsus).

Ametlikud e-kirjad on sarnased tavapärastele ametikirjadele
meilid-kirjablokk.jpgAmetlike e-kirjade puhul kehtib analoog ametikirjadega. Ametikirjad jagunevad nende iseloomu järgi: algatus-, vastus-, kaas- ja kinnituskiri.

Algatuskiri on kiri, milles esmakordselt püstitatakse probleem, edastatakse või küsitakse teavet ning mis eeldab vastust või tegevust kirja saajalt. Selleks võib olla taotlus, järelepärimine, tellimine, avaldus, esildis, kaebus jm.

Vastuskiri koostatakse vastuseks algatusdokumendile või suuliselt edastatud informatsioonile. Vastused antakse küsimustele nende esitamise järjekorras. Eitavat vastust põhjendatakse, et ei tekiks täiendavat kirjavahetust. Vastuskirja kohustuslikuks rekvisiidiks on viide algatusdokumendi kuupäevale ja numbrile.

Kaaskirjaga edastatakse dokumente või esemeid. Kaaskiri vormistatakse kirjaplangile ning selle tähtsaim osa on lisade loetelu. Kaaskirjale kirjutab alla töötaja, kes vastutab dokumendi õigeaegse edasitoimetamise eest. Lühike kaaskiri lisatakse meili teel alati, kui saadetakse edasi kellegi teise poolt edastamiseks saadetud info. Näiteks: Tere! Edastan teile Ülo ettepaneku. Kommentaarid palun saatke otse Ülole meilil: Ulo@Ulo.ee. Ilusat päeva! Pille

Kinnituskiri sisaldab kirjalikku lubadust tähtajaliselt täita võetud kohustused ja teostada teatud tingimustel mingi töö, tarnida kaup või sooritada maksed. Kinnituskirja andmise õigus on määratud töötaja volituste piiridega.

Enne, kui e-kirja kirjutama hakkad, vasta küsimustele: 
– Mida ma tahan selle krijaga saavutada? Mis on minu eesmärk?
– Mida soovib e-kirja saaja? 
– Kuidas saan kirjutada nii, et saaksid täidetud kaks eelmist punkti ja samal ajal oleks kiri lihtne, üheselt mõistatav ja lühike?

E-kiri koosneb sissejuhatusest, sisust ja kokkuvõttest
– Sissejuhatus – kirja kirjutamise põhjus, eesmärk, varasema kirjavahetuse või suuliste lepete olemasolul viited kokkulepetele.
 Sisu – probleemi esitus, faktid ja selgitused.
 Kokkuvõte – järeldused, lahendid probleemi lahendamiseks
E-kiri algab ja lõpeb alati viisakusvormeliga.

Soovitused e-kirja kirjutamiseks 
– Tea, miks ja kellele kirjutad – vastavalt sellele vali kirja stiil, sõnakasutus jms.
– Juhul, kui algatuskiri oli mitmeti mõistetav, siis alusta vastuskirja algatuskirja refereerimisega –  sõnastata ümber algatuskirja mõte nii, nagu sina sellest aru saad.  
– Vastuskirjas anna täpsed vastused saadud küsimuste või käsitletud teemade järjekorras.
– Edasta info plokkidena, väldi lausteksti. Kirja saajat ehmatab visuaalselt tihe tekst ja palju infot. Lugeja võtab teksti vastu plokkidena, millest peab moodustuma tervik. Korraga jõuab inimene haarata kuni 8 sõna olenevalt operatiivmälu tasemest.

meilid-mees-arvutiga.jpg– Kirjuta selgelt ja arusaadavalt. Kasuta lühikesi lihtlauseid. 
– Kui tahad pehmendada kirja tooni, siis kasuta liitlauseid ja jaatavalt mõjuvaid sõnu (kindlasti, muidugi, hea meelega jne).
– Väldi võõrsõnu ja termineid, mis ei ole üldtuntud.
– Väldi järjest suurtähti, topelt küsi- ja hüüumärke, kirjavigu.
– Väldi üldistamist (iga kord, kogu aeg, nagu tavaliselt jne). 
– Asjaliku stiili puhul kasuta peamiselt lühikesi ja arusaadavaid nimi- ja tegusõnu, minimaalselt omadussõnu; eelista lihtlauseid, väldi täitesõnu, mis ei ole lauses vajalikud info edastamiseks ja lisavad emotsiooni (ju, ega, ka jms).

– Kasuta lubadusi ja tähtaegu ainult siis, kui oled kindel, et neid saab täita. Väldi lubadusi, kui on suur tõenäosus, et need võivad jääda täitmata.  
– Eitav vastus kirjuta positiivselt ja põhjendatult. Kirja alguses too välja äraütlemise põhjused, konkreetne ja selge äraütlemine vii kirja lõppu.
– Ole orienteeritud lahendustele mitte vabanduste otsimisele – kirjuta sellest, mida ja kuidas saad teha, mitte sellest, mida ja miks teha ei saa.
– Järeldused tuleta faktidest.

meilid-uus-e-kiri.jpg– Väljenda jaatavat suhtumist, kasuta positiivset sõnastust ja heatahtlikku tooni.
– Rõhuta olulist teksti. Näiteks küsimuse korral pane küsimärk nii küsilause algusesse kui ka lõppu ning eraldada küsimus suuremate reavahedega muust tekstist. Võid kasutada ka tärni * olulise sõna ees. 

– Kirja lõpus korda oma soovi või küsimust.  
– Alusta pöördumisega, lõpeta viisakusvormeli, nime ja kontaktidega.
– Lisainfo lisa e-kirjale failidena, millele viitad või interneti linkidena. 
– Ametikirja puhul lisa kirja lõppu enda ametinimetus, ettevõtte nimetus, veebileht ja kontaktandmed.
– Ametikirja puhul lisa meilile kuupäev ja registreerimisnumber.

Negatiivne ja positiivne toon e-kirjas
Peaaegu kõike saab väljendada nii, et me mõjume kas negatiivselt või positiivselt. Negatiivne toon: “Kahjuks ei saa me Teie asju enne arutada, kui olete meile toonud passikoopia.


Autorist

Katrin Aedma

Katrin Aedma

Kogemustega suurettevõtete keskastmejuhist sai selle sajandi algul pühendunud koolitaja, kelle interaktiivsed seminarid keskenduvad suhtlemisele iseenda ja teistega. Katrinilt saab Digitargas nõu virtuaalse suhtlemise ja teeninduskultuuri valdkonnas toimugu see siis PC-s või Mac-is:)

Autori teised artiklid

Kommentaarid