Jätkates Digitarga kasutamist oled teadlik küpsiste kasutamisest.

Kuidas kasutada targasti e-posti automaatvastuseid?


Näidetena kasutatud originaaltekste, kontaktid muudetud.
Ingliskeelse teksti korrektuurid: Maren Pärn.
 

Automaatvastused on meilisuhtluses oluline osa, mida tuleks ka nii kasutada, et sellest lugejale kasu oleks. Järgnev nõuanne on küllaltki pikk tänu illsutreerivatele näidetele, mis pärit elust enesest.

outofofficeassistant.jpgAutomaatvastuseid võib nende kasutuseesmärgi alusel jagada kolme rühma:
1. kui te ei saa vähemalt ühe tööpäeva jooksul meilidele vastata ning soovite anda juhtnööre, kuidas sellisel juhul toimida;
2. kui te olete muutnud meiliaadressi või ka töökohta ja antud meiliaadressil enam ei vasta;
3. kui te soovite kirjutajale teada anda, et meil on kätte saadud ja et sellega tegeletakse.

Automaatvastuse puhul tasuks alati vaadata, et see oleks lühike, informatiivne, võimalikult universaalne ja vajadusel kõigile pöördujatele arusaadavates keeltes. Ühes asutuses on hea kokku leppida ühtsed automaatvastuste vormid.

Automaatvastuse ülesehitus
1. tervitan;
2. tänan kirja eest;
3. teatan, et olen kirja kätte saanud ja millal ma eeldatavasti sellele vastan;
4. annan teada, millal olen olemas;
5. lõpetan viisakusvormeliga

Vajadusel:
1. annan asendaja kontaktid;
2. lisan enda kontaktid eemalviibimise ajal;
3. annan juhtnööre, kuidas minu eemalviibimise ajal toimida;
4. saadan kirjutajale oma uue e-posti aadressi või muud muutunud kontaktandmed

Teates kirjutatakse lahendustest, kuidas me midagi teha saame, mitte vabandustest, miks me midagi teha ei saa.Automaatteade on ilus ja mõjub hästi, kui ta on kirjutatud sõbralikus toetavas toonis ilma eituste ja pikkade vabandusteta ja annab lugejale vajaliku info, et inimene saaks oma tegevusi edasi teha.

Enamlevinud apsakad
1. Kirja ülesehitus. Näiteks puuduvad viisakusvormelid (tere, tänan, head päeva), tekst on liigendamata ja ühes jorus kirjutatud.

2. Telefoninumbri õigekiri. Numbreid liigendatakse tagant nelja kaupa, riigi suunakood algab märgiga “+

Kogemustega suurettevõtete keskastmejuhist sai selle sajandi algul pühendunud koolitaja, kelle interaktiivsed seminarid keskenduvad suhtlemisele iseenda ja teistega. Katrinilt saab Digitargas nõu virtuaalse suhtlemise ja teeninduskultuuri valdkonnas toimugu see siis PC-s või Mac-is:)

Kommentaarid