10 nippi kuidas meilisuhtluses ajaga efektiivselt ümber käia?


e-mail-algus.jpgAega on meil kõigil 24 tundi ööpäevas ja seetõttu on kasulik seda oskuslikult tarvitada. Iga liigutus võtab vähem või rohkem aega. Tihti ei taju me lühikeste tegevuste summana kaduvat tegelikku aega. Soovitan pöörata tähelepanu sellele, kui palju kulub aega meilide avamiseks, lugemiseks, vastamiseks, blogides, skypes ja messingeris suhtlemisele.

Juhul, kui soovid vähendada ajakulu meilidele, siis on abiks järgmiste võtete kasutamine.

1. Lepi endaga kokku päeva jooksul konkreetne aeg meilidega tegelemiseks – näiteks 1h hommikul ja 1 tund õhtul.
Selleks, et näiteks sinu Outlooki meili saabumisteated sind ei häiriks, on tehniliselt võimalik meili saatmis- ja saamissüsteemi sättida nii, et teateid ei näe või meile kontrollitakse ja võetakse sisse teatud aja tagant. Kui on vaja kiiresti meili kätte saada, siis saab seda protsessi alati kiirendada.

2. Kustuta koheselt kõik spämm-meilid neid avamata.
Enne kui ise midagi edasi saadad, küsi endalt, kas see on ikka saajale vajalik info. Tänapäevased meilisüsteemid võivad lahterdada rämpskirjad eraldi kausta vastavalt kasutaja soovile (näiteks kaust: Junk). Samas võib sinna kausta mõnikord sattuda mõni vajalik meil. Vaata enne kausta tühjendamist meili saatja ja pealkiri üle.

10nippi-avamine.jpg3. Ava e-kiri vaid üks kord.
Loe ta kohe läbi ja tegutse vastavalt endale omases tööstiilis: vastust vajavale meilile vasta; infomeil, mida soovid hoida, tõsta koheselt vastavasse kataloogi; infomeil, mille võtsid teadmiseks, kustuta; delegeerimist vajav meil saada edasi. Väldi ühe ja sama meili avamist korduvalt.

4. Arhiveeri arukalt. Tee vaid mõni lisakataloog, kuhu sisule vastavalt paned tõeliselt olulised meilid.
Väldi liigset arhiveerimist ja kustuta kõik liigne, mida tõenäoliselt ei vaja või mida on võimalik lihtsasti leida.

5. Saada ise vähem meile, siis saad ka teistelt vähem.
Vähenda inimeste arvu aadressiväljadel, väldi grupimeilide kasutamist ja vastamist kõigile, kes on adressaatideks (reply all). Vahel võib efektiivsem olla hoopis kiire telefonikõne või kohtumine.

6. Emotsionaalsete meilide puhul järgi 24-tunni reeglit – kirjuta meil valmis, salvesta visandite kausta (draft), ava 24 tunni pärast uuesti ja korrigeeri.
Võib eeldada, et nii saad saata ära meili, mida pärast ei pea kahetsema ja hilisem omavaheline kirjavahetus ei paisu emotsioonide varal liigselt ajakulukaks.

7. Formuleeri tekst võimalikult lühidalt.
Mike Song ja Tim Burress soovitavad oma raamatus “The Hamster Revolution: How to Manage Your E-mail Before It Manages You

Kogemustega suurettevõtete keskastmejuhist sai selle sajandi algul pühendunud koolitaja, kelle interaktiivsed seminarid keskenduvad suhtlemisele iseenda ja teistega. Katrinilt saab Digitargas nõu virtuaalse suhtlemise ja teeninduskultuuri valdkonnas toimugu see siis PC-s või Mac-is:)

Kommentaarid